Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng trở nên phổ biến, không chỉ bởi sự khác biệt mà còn vì những lợi ích mà nó mang lại. Với không gian mở, các sự kiện ngoài trời có thể biến hóa đa dạng để phù hợp với các chủ đề khác nhau. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đối mặt với không ít những rủi ro. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các sự kiện ngoài trời, từ lợi ích, hạn chế đến những kinh nghiệm và địa điểm lý tưởng cho tổ chức sự kiện ngoài trời.
1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Tổ chức sự kiện ngoài trời là quá trình triển khai các hoạt động, hội nghị, buổi tiệc hay triển lãm tại không gian mở, giúp người tham gia trải nghiệm không thoải mái, tự nhiên hơn so với không gian trong nhà. Các địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức sự kiện ngoài trời đó là: bãi biển, công viên, sân vườn, sân vận động, quảng trường…
Cũng giống như các sự kiện và các chương trình khác, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng cần thực hiện các công việc như: lên ý tưởng, thiết kế kịch bản, tính toán chi phí, cho đến việc sắp xếp nhân sự, trang thiết bị (bao gồm sân khấu, âm thanh, ánh sáng)…. Tuy nhiên, khác với các sự kiện trong nhà, sự kiện tổ chức ngoài trời sẽ bị ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố thời tiết và môi trường.
2. Các sự kiện tổ chức ngoài trời phổ biến
Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày nay rất phổ biến, đa dạng với nhiều hình thức khác nhau tùy thuộc vào mục đích và không gian tổ chức sự kiện. Trong đó, các sự kiện được tổ chức ngoài trời phổ biến nhất hiện nay, đó là:
Các chương trình âm nhạc (concert, liveshow): Đây là những sự kiện hấp dẫn, thu hút đông đảo khán giả nhờ không gian rộng rãi và năng lượng sôi động. Đặc biệt vào các dịp lễ, các sân khấu âm nhạc càng trở nên hấp dẫn hơn bao giờ hết, thu hút hàng trăm nghìn người tham gia.
Lễ kỷ niệm: Chẳng hạn như kỷ niệm ngày thành lập công ty hay ngày cưới, cũng là dịp đặc biệt để tổ chức ngoài trời.
Khai trương cửa hàng: Các sự kiện khai trương cửa hàng được tổ chức ngoài trời giúp thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn mạnh mẽ đối với công chúng, đối tác và khách hàng.
Lễ khởi công: Hầu hết các công trình, dự án xây dựng lớn đều tổ chức sự kiện “Lễ khởi công công trình xây dựng”.
Tiệc cưới ngoài trời: Tổ chức tiệc cưới ngoài trời đang trở thành sự lựa chọn của nhiều gia đình và các cặp đôi hiện nay. Nó mang đến không gian lãng mạn, gần gũi với thiên nhiên, và tạo nên một đám cưới trọn vẹn và đầy cảm xúc.
Các sự kiện thể thao – văn hóa: như giải đấu thể thao hoặc các festival văn hóa, thường được tổ chức tại các sân vận động ngoài trời, thu hút sự tham gia của đông đảo khán giả và các vận động viên.
Các hoạt động team building: Thường được các doanh nghiệp hoặc đội nhóm tổ chức nhằm tăng cường sự gắn kết trong tập thể, tạo cơ hội để các thành viên trong công ty hoặc nhóm làm việc cùng nhau và hiểu nhau hơn.
3. Lợi ích và hạn chế khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Lợi ích khi lựa chọn tổ chức sự kiện ngoài trời
Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
Dễ dàng sáng tạo và tạo dấu ấn cho sự kiện: Đối với không gian ngoài trời, bạn có thể thỏa sức trang trí, sáng tạo và lên ý tưởng cho sự kiện của mình. Các sự kiện ngoài trời thường mang tính mới mẻ và để lại ấn tượng mạnh hơn cho khách mời tham dự. Điều này cũng giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp năng động, hiện đại hơn.
Tạo không gian thoáng đãng, tăng trải nghiệm khách hàng: Không gian mở giúp khách mời được hòa mình vào thiên nhiên, tạo cảm giác thoải mái và gần gũi, giúp mọi người trong sự kiện có thể dễ dàng tương tác với nhau. Không gian này có thể phù hợp với nhiều loại sự kiện, đặc biệt là các hoạt động vận động, trò chơi nhóm hoặc chương trình giải trí.
Tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ: Các sự kiện ngoài trời thường nổi bật, dễ gây ấn tượng trên mạng xã hội và các kênh truyền thông hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tăng cơ hội thu hút sự chú ý và quảng bá thương hiệu hiệu quả.
Linh hoạt hơn cho việc sắp xếp chỗ ngồi: Đối với sự kiện ngoài trời, việc sắp xếp chỗ ngồi cho các khách mời tham dự sẽ linh hoạt hơn. Điều này đặc biệt có ích trong trường hợp phát sinh khách mời hoặc khách mời ít hơn so với dự kiến.
Có thể giảm thiểu chi phí tổ chức: Vì tổ chức ngoài trời nên sự kiện sẽ không cần đến hệ thống máy lạnh, điều hòa hay ánh sáng quá nhiều. Do đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khoản chi phí này. Ngoài ra, việc tận dụng nguồn năng lượng tự nhiên cũng góp phần bảo vệ môi trường và tạo ra một sự kiện “xanh”.
Mặc dù mang đến rất nhiều lợi ích nhưng tổ chức sự kiện ngoài trời cũng có thể gặp nhiều thách thức, đòi hỏi đơn vị tổ chức phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng để tạo nên một sự kiện thành công.
Hạn chế và rủi ro gặp phải khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Thời tiết không thuận lợi: Đây là yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến các sự kiện tổ chức ngoài trời. Việc có mưa lớn xuất hiện có thể làm gián đoạn sự kiện và gây hư hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng nếu không có sự chuẩn bị kỹ càng về phương án dự phòng như bạt che mưa hoặc ô dù.
Vấn đề về an ninh: Không gian mở cũng dễ dẫn đến các vấn đề về an ninh, như khách không mời mà đến hoặc thậm chí trộm cắp. Do đó, để giảm thiểu vấn đề này, các doanh nghiệp cần kiểm soát khu vực tổ chức bằng cách dựng cổng vào và bố trí nhân viên an ninh xuyên suốt sự kiện.
Nguy cơ hỗn loạn, cháy nổ: Những sự kiện đông người dễ gây ra hỗn loạn hoặc cháy nổ, đặc biệt là khi có rượu bia. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chuẩn bị lực lượng an ninh, bình chữa cháy và các biện pháp ứng phó khẩn cấp.
Vấn đề vệ sinh: Tại các sự kiện ngoài trời, vấn đề vệ sinh cũng là một thử thách lớn. Đối với các cơ sở không trang bị đầy đủ nhà vệ sinh, thùng rác hoặc môi trường vệ sinh không sạch sẽ cũng sẽ tạo trải nghiệm không tốt cho người tham dự.
Khó khăn trong việc quản lý đội ngũ nhân viên: Với các sự kiện lớn có số lượng khách đông đảo, để sự kiện diễn ra suôn sẻ, các đơn vị tổ chức cần có kế hoạch phân chia công việc rõ ràng và đảm bảo mọi người đều có nhiệm vụ phù hợp nhất.
Xem thêm: Top 10 các rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý
4. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công, chúng ta cần chuẩn bị kỹ lưỡng các đầu mục sau:
Lựa chọn địa điểm phù hợp: Cần xác định rõ mục tiêu sự kiện, đối tượng tham dự và quy mô để chọn không gian phù hợp. Các yếu tố như an ninh, vị trí dễ tìm đến, và bãi đỗ xe cần được tính toán kỹ lưỡng.
Chuẩn bị trang thiết bị đầy đủ: Ngoài thuê hoặc mua đầy đủ các thiết bị như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, phông bạt, và các phụ kiện trang trí, bạn cần đảm bảo các thiết bị được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh hỏng hóc trong quá trình diễn ra sự kiện.
Chọn thời điểm có thời tiết thuận lợi và chuẩn bị dự phòng khi có mưa bão: Các đơn vị nên hạn chế tổ chức sự kiện ngoài trời vào các thời điểm nhiều mưa bão. Đồng thời, dự phòng các phương án như bạt che mưa, ô dù hoặc áo mưa để tránh ảnh hưởng từ điều kiện thời tiết xấu.
Các yếu tố pháp lý: Đảm bảo đã hoàn tất các thủ tục giấy tờ cần thiết, bao gồm hợp đồng với bên cung cấp dịch vụ, giấy phép tổ chức sự kiện, và bảo hiểm nếu cần. Bởi hầu hết các sự kiện lớn đều phải hoàn tất hợp đồng pháp lý với cơ quan nhà nước thì mới được tổ chức thực hiện.
Vệ sinh và an ninh: Để sự kiện luôn giữ được hình ảnh đẹp, sạch sẽ và an toàn, doanh nghiệp nên thuê hoặc có nhân viên bảo vệ và nhân viên vệ sinh để giữ gìn không gian tổ chức, tạo ấn tượng tốt cho khách tham dự.
5. Một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời nổi bật tại Hà Nội
Tại Hà Nội, có rất nhiều địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện ngoài trời, mỗi nơi sẽ mang đến không gian độc đáo và phù hợp với từng loại hình sự kiện riêng. Dưới đây là một số địa điểm nổi bật bạn có thể tham khảo:
Trung tâm hội nghị quốc gia
Trung tâm Hội nghị Quốc gia là một trong những địa điểm sang trọng và rộng lớn, với không gian quảng trường lên đến 10.000m². Đây là sự lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện tầm cỡ quốc gia, từ hội nghị, triển lãm đến các chương trình biểu diễn nghệ thuật, với hạ tầng hiện đại và vị trí thuận lợi từ trung tâm thủ đô.
Trung tâm tiệc cưới và sự kiện Cung Xuân
Trung tâm Tiệc Cưới và Sự Kiện Cung Xuân nằm trong Công viên Tuổi Trẻ, là địa chỉ tuyệt vời cho những sự kiện mang tính chất lễ hội hay tiệc cưới. Với diện tích rộng lớn và cơ sở vật chất đầy đủ, Cung Xuân cung cấp không gian ngoài trời thoáng đãng, dễ dàng tổ chức các hoạt động ngoài trời sôi động và lãng mạn.
Trung tâm tổ chức sự kiện Trống Đồng Sông Hồng
Cách Hồ Hoàn Kiếm chỉ 15 phút di chuyển, Trống Đồng Sông Hồng là nơi lý tưởng để tổ chức những sự kiện quy mô lớn, từ các buổi tiệc ngoài trời đến những lễ cưới hoành tráng. Không gian rộng 20.000m², được bao quanh bởi thiên nhiên xanh mát, tạo cảm giác thoải mái và lãng mạn cho bất kỳ sự kiện nào.
Công viên Yên Sở
Công viên Yên Sở cũng là một không gian lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời như team building, các chương trình âm nhạc hay lễ hội cộng đồng. Với diện tích rộng lớn, công viên này không chỉ có cảnh quan đẹp mà còn có địa chỉ dễ tìm, ở ngay trung tâm Hà Nội, là lựa chọn phổ biến cho các hoạt động gắn kết cộng đồng.
Khu đô thị Ecopark
Khu đô thị Ecopark là một điểm đến ấn tượng với không gian sinh thái tuyệt vời, phù hợp cho các sự kiện cần sự kết hợp giữa thiên nhiên và tiện ích hiện đại. Với cảnh quan xanh tươi, hồ nước trong lành, Ecopark là không gian lý tưởng cho các sự kiện như lễ hội, tiệc cưới hay buổi hòa nhạc ngoài trời.
6. Châu Á Event – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, uy tín tại Hà Nội
Là một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội, Châu Á Event chuyên cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời hiện đại và chất lượng. Với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm và sự sáng tạo không ngừng, chúng tôi cam kết mang đến những sự kiện độc đáo, giúp đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng.
Châu Á Event luôn chú trọng đến từng chi tiết nhỏ, đảm bảo không gian tổ chức ấn tượng và đầy đủ tiện nghi, giúp khách hàng có những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Do đó, hãy nhấc máy lên và liên hệ ngay với chúng tôi để sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín chất lượng tại Châu Á Event bạn nhé!
