Tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện lớn thường đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và khả năng ứng phó nhanh nhạy với các tình huống phát sinh. Bởi các tình huống bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào và làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của sự kiện. Vì vậy, để giúp các cá nhân, đơn vị chủ động hơn trong công tác tổ chức, Châu Á Event đã tổng hợp các rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp và cách xử lý hiệu quả, từ đó đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ.
Các rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý đi kèm
Dựa vào kinh nghiệm hơn 15 năm tổ chức sự kiện, với nhiều loại hình sự kiện khác nhau, quy mô từ lớn đến nhỏ, Châu Á Event đã đúc rút và tổng hợp được các rủi ro thường gặp nhất trong quá trình tổ chức sự kiện đó là:
Số lượng khách mời (thừa hay thiếu)
Số lượng khách mời quá ít hoặc quá đông so với dự kiến là một vấn đề khá phổ biến khi tổ chức sự kiện. Và nếu không xử lý khéo léo có thể làm ảnh hưởng đến kết quả sự kiện cũng như sự thành công của chương trình.
Nếu khách tham dự ít hơn dự kiến, bạn có thể xử lý theo phương án sau:
- Nhắc nhở khách mời: Chủ động gọi điện hoặc nhắn tin để nhắc nhở khách mời đã nhận được lời mời tham gia sự kiện.
- Điều chỉnh không gian: Thu hẹp phạm vi khu vực tổ chức, chẳng hạn như sử dụng dây ngăn hoặc barie để tạo sự tập trung và cảm giác đông đúc hơn.
- Mở rộng đối tượng tham gia: Nếu sự kiện mang tính cộng đồng, có thể chuyển sang hình thức mở cửa tự do để thu hút thêm đông đảo người tham gia.
Nếu khách tham dự đông hơn dự kiến, có thể thực hiện như sau:
- Bổ sung tiện ích: Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ hoặc địa điểm tổ chức sự kiện chuẩn bị thêm bàn ghế, đồ dùng cần thiết.
- Kiểm soát số lượng: Đối với sự kiện mở cửa tự do, cần nhanh chóng tạm ngừng nhận khách để tránh tình trạng quá tải. Đồng thời, hướng dẫn khách mời phân tán đến các khu vực khác nhau để giảm thiểu sự chen lấn tại khu vực chính.
Tuy nhiên với vấn đề về số lượng khách mời, việc xử lý chắc chắn không tránh khỏi những sai sót. Do đó, để kiểm soát số lượng khách mời và hạn chế tối đa những tình huống phát sinh không mong muốn thì các đơn vị tổ chức cần có phương án quản lý danh sách khách mời chặt chẽ. Đó là:
- Sau khi gửi thư mời, hãy liên hệ trực tiếp với từng khách để xác nhận tham gia.
- Gần sát ngày diễn ra sự kiện (khoảng 1-2 ngày trước), gọi điện lại một lần nữa để đảm bảo danh sách cuối cùng chính xác nhất.
Sự cố về kỹ thuật
Sự cố kỹ thuật là một trong những vấn đề gây ảnh hưởng lớn đến chất lượng chương trình. Các sự cố như mất điện, mất âm thanh, mất kết nối, hay màn hình trị treo, bị tắt… đều trực tiếp làm ảnh hưởng đến tiến độ chương trình và khiến khán giả bị mất mạch cảm xúc.
Do đó, để tránh những gián đoạn không đáng có về sự cố kỹ thuật, ban tổ chức cần có phương án dự phòng kỹ lưỡng, đó là:
Hệ thống điện dự phòng: Trang bị tủ điện dự phòng chuyên dụng dành cho các thiết bị quan trọng như âm thanh và ánh sáng. Điều này nhằm đảm bảo hệ thống vẫn hoạt động thêm ít nhất 15 phút trong trường hợp mất điện, đủ thời gian để đội ngũ kỹ thuật xử lý vấn đề.
Giải pháp cho màn hình LED: Sự cố treo máy hoặc hỏng phần mềm điều khiển có thể làm gián đoạn hình ảnh trình chiếu. Do đó, đơn vị tổ chức cần chuẩn bị một máy tính hoặc laptop dự phòng với cấu hình mạnh, được cài đặt sẵn tất cả các file cần thiết để nhanh chóng thay thế khi cần.
Sự cố về an ninh
Một trong những rủi ro tiềm ẩn mà các đơn vị tổ chức sự kiện cần chú ý chính là hành vi quá khích từ phía khán giả, đặc biệt trong những sự kiện có đông người tham dự. Những tình huống như xô xát, mâu thuẫn, hoặc thậm chí hành vi vi phạm pháp luật có thể xảy ra làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện và có nguy cơ dẫn đến các vấn đề pháp lý.
Do đó, phương án xử lý và phòng ngừa hành vi quá khích trong trường hợp này sẽ là:
Bố trí lực lượng an ninh: Sắp xếp đội ngũ bảo vệ có kinh nghiệm tại các vị trí quan trọng như cổng ra vào, khu vực sân khấu, và những khu vực tập trung đông người. Đảm bảo lực lượng này có kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt.
Giám sát và can thiệp kịp thời: Theo dõi sát sao các hành vi bất thường, đặc biệt tại những khu vực mà khách mời sử dụng bia rượu. Ngăn chặn ngay từ đầu các hành vi gây gổ hoặc sử dụng chất kích thích, chất cấm.
Nâng cao ý thức khách mời: Bằng cách đưa ra các thông báo hoặc quy định rõ ràng về việc không chấp nhận hành vi gây rối hoặc vi phạm pháp luật trong sự kiện. Trong trường hợp cần, có thể sử dụng vé mời có điều khoản cam kết tuân thủ nội quy trên.
Rủi ro về thời tiết
Thời tiết không thuận lợi luôn là một trong những yếu tố khó lường có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và sự thành công của sự kiện. Đối với các sự kiện trong nhà (indoor), mặc dù tác động của thời tiết chỉ giới hạn ở việc gây khó khăn cho khách mời khi di chuyển, nhưng với các sự kiện ngoài trời (outdoor), yếu tố thời tiết luôn là một vấn đề lớn có thể gây ra các tổn thất nghiêm trọng cho chương trình. Như mưa lớn có thể gây chập điện, hư hỏng thiết bị âm thanh, ánh sáng, hoặc thậm chí dẫn đến nguy cơ cháy nổ.
Vì vậy, để giảm thiểu các tác động của thời tiết, các đơn vị tổ chức cần theo dõi dự báo thời tiết liên tục trong vòng 7 ngày trước sự kiện. Song song đó, cần bố trí mái che hoặc nhà giàn tại các khu vực chính để che mưa, che nắng cho khách mời và các thiết bị quan trọng. Ngoài ra, các phương án dự phòng như chuyển địa điểm vào trong nhà hoặc hoãn sự kiện trong trường hợp thời tiết khắc nghiệt cũng cần được cân nhắc từ sớm.
Sự cố mất an toàn và nguy cơ cháy nổ
Các hiệu ứng sân khấu như pháo điện, pháo sáng hay khói lạnh luôn là điểm nhấn giúp sự kiện trở nên hoành tráng và ấn tượng hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng những thiết bị này cũng có nguy cơ gây bỏng nóng hoặc bỏng lạnh nếu không được vận hành đúng cách. Nghiêm trọng hơn là có thể dẫn đến cháy nổ, gây mất an toàn cho cả khách mời và đội ngũ tổ chức.
Để giảm thiểu tối đa rủi ro này thì việc sử dụng các thiết bị tạo hiệu ứng cần được thực hiện bởi đội ngũ đã có kinh nghiệm. Ngoài nắm vững kỹ thuật vận hành, những người này còn phải hiểu rõ cách kiểm soát và xử lý sự cố trong các tình huống khẩn cấp. Bên cạnh đó, để đảm bảo an toàn, chúng ta cũng cần kiểm tra kỹ lưỡng các thiết bị trước khi sử dụng.
Rủi ro về thời gian tổ chức
Việc sắp xếp thời gian chương trình không hợp lý sẽ dẫn đến hai kịch bản phổ biến: chương trình kéo dài quá lâu gây cảm giác nhàm chán cho khách tham dự, hoặc kết thúc quá nhanh khiến khán giả cảm thấy hụt hẫng. Cả hai tình huống này đều tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách mời và làm giảm hiệu quả chương trình.
Do đó, để đảm bảo sự kiện diễn ra mạch lạc và cuốn hút, hãy chạy thử chương trình ít nhất vài lần trước ngày tổ chức chính thức. Điều này không chỉ giúp kiểm tra thời lượng chính xác của từng tiết mục mà còn cho phép bạn điều chỉnh kịp thời để cân đối tổng thời gian một cách hợp lý.
Rủi ro về địa điểm, không gian tổ chức
Các rủi ro như không gian tổ chức quá chật hẹp sẽ khiến khách mời cảm thấy khó chịu khi tham gia sự kiện. Hoặc các địa điểm nằm ở ngoại thành, xa trung tâm thành phố, giao thông đi lại khó khăn có thể làm giảm số lượng khách mời tham gia.
Để tránh những rủi ro này, trước tiên bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện và số lượng khách mời dự kiến. Điều này giúp bạn lựa chọn địa điểm có quy mô phù hợp, vừa đảm bảo sự thoải mái cho khách mời tham dự, vừa tạo không gian đủ rộng để tổ chức các hoạt động, giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
Rủi ro trong sự kiện có nhiều trẻ em
Đối với các sự kiện có nhiều trẻ em, do trẻ em là đối tượng chưa có ý thức đầy đủ về nguy hiểm nên việc xảy ra sự cố như bị lạc hay gặp phải tai nạn trong quá trình tham gia hoạt động có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Một trong những biện pháp quan trọng để giảm thiểu các sự cố này là luôn nhắc nhở phụ huynh phải giám sát và theo dõi con em mình trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Đồng thời, hệ thống loa phát thanh để thông báo và xử lý tình huống khẩn cấp khi trẻ bị lạc cũng vô cùng quan trọng khi xảy ra sự cố. Các khu vực có thiết bị điện như ổ cắm, dây điện cần được giám sát chặt chẽ và có biện pháp bảo vệ an toàn để tránh tình trạng trẻ tiếp xúc với các nguồn điện nguy hiểm. Đảm bảo các yếu tố trên thì các sự kiện dành cho trẻ em sẽ trở nên an toàn và mang lại trải nghiệm tích cực cho cả trẻ và phụ huynh.
Vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm
Ngộ độc thực phẩm là một vấn đề đáng lo ngại đối với những đơn vị tổ chức sự kiện có phục vụ ăn uống, bởi chỉ một sự cố nhỏ cũng có thể làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hình ảnh của sự kiện và đơn vị tổ chức. Do đó, để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, bạn cần lựa chọn những đơn vị cung cấp đồ ăn chất lượng.
Nếu ngân sách cho phép, nên ưu tiên các nhà hàng hoặc khách sạn uy tín, điều này sẽ đảm bảo thực phẩm được chế biến theo các tiêu chuẩn vệ sinh nghiêm ngặt. Tuy nhiên, trong trường hợp ngân sách hạn chế, bạn cần đặc biệt chú trọng kiểm tra kỹ lưỡng từng món ăn trước khi phục vụ. Đồng thời, hãy hợp tác với các đơn vị có giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm để giảm thiểu những rủi ro trong vấn đề này.
Rủi ro về tài chính
Quản lý tài chính là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một sự kiện. Những sự cố tài chính có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình tổ chức và chất lượng của sự kiện. Do đó, việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng và chi tiết là điều không thể thiếu.
Một trong những rủi ro tài chính phổ biến là thiếu dự trữ tài chính, điều này có thể khiến sự kiện không đủ khả năng để chi trả các chi phí phát sinh ngoài kế hoạch. Để ngăn ngừa rủi ro này, người tổ chức cần xác định tỷ lệ dự trữ tài chính phù hợp. Đồng thời, theo dõi sát sao giữa chi phí dự trù và thực tế để điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Ngoài ra, thay đổi chi phí dự án và các sự cố liên quan đến đối tác hoặc nhà tài trợ cũng có thể gây ra những biến động tài chính lớn. Do đó, người tổ chức cần làm việc chặt chẽ với các đối tác và nhà cung cấp để đảm bảo ước lượng chi phí chính xác, đồng thời có hợp đồng ký kết rõ ràng để tránh những vấn đề phát sinh liên quan đến tài chính.
Cuối cùng, liệt kê đầy đủ các hạng mục, vật dụng cần thiết, cùng đơn giá và nhà cung cấp là bước quan trọng giúp dự trù chi phí hợp lý và tránh thiếu hụt tài chính hiệu quả.
Xem thêm: Top 10 công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội hiện nay
Những lưu ý quan trọng giúp hạn chế các rủi ro khi tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo mọi hạng mục đều diễn ra suôn sẻ. Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công cho sự kiện, bạn cần chú ý đến các yếu tố sau:
Lập kế hoạch chi tiết và toàn diện: Chuẩn bị một kế hoạch chi tiết, không chỉ bao gồm các hoạt động trong sự kiện mà còn phải tính đến các biện pháp phòng ngừa để ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
Kiểm soát ngân sách chặt chẽ: Quản lý ngân sách cẩn thận là điều cần thiết để tránh tình trạng chi vượt ngân sách. Việc theo dõi chi phí sát sao và điều chỉnh kịp thời sẽ giúp sự kiện được duy trì trong phạm vi ngân sách đã dự tính.
Lựa chọn đối tác và nhà cung cấp uy tín: Chọn lựa những đối tác đáng tin cậy sẽ giảm thiểu nguy cơ gặp sự cố trong quá trình tổ chức, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và chương trình đề ra.
Đảm bảo an ninh và kiểm tra kỹ thuật: An ninh cần được đảm bảo tại mọi khu vực sự kiện, từ bảo vệ tài sản đến sự an toàn của người tham gia. Đồng thời, các thiết bị kỹ thuật cũng cần được kiểm tra trước sự kiện để tránh sự cố.
Chuẩn bị các kế hoạch dự phòng: Luôn có phương án dự phòng cho các tình huống khẩn cấp, từ các vấn đề về kỹ thuật đến thay đổi lịch trình, điều này đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru.
Bằng cách chú ý đến những yếu tố trên, bạn có thể giảm thiểu tối đa các rủi ro và dễ dàng tổ chức một sự kiện thành công.
Hi vọng với những chia sẻ của Châu Á Event về các rủi ro khi tổ chức sự kiện và cách xử lý chúng, các cá nhân cũng như đơn vị tổ chức sự kiện có thể có thêm những kinh nghiệm quý báu để giảm thiểu những rủi ro và tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức sự kiện cho đơn vị mình.
